PDCA -Do- 文書化

マネジメントシステム構築の中核のひとつは、決定したことを文書化し、記録することです。

EnMSでは、以下のものを文書化しなくてはなりません。

①EnMSの適用範囲及び境界
②エネルギー方針
③エネルギー目的、目標及び行動計画
④規格が要求する記録を含む文書及び組織が必要と定めた文書

文書化の階層や体系などは、組織によってレベル等も異なるため、規格にも明確に定められたものはありませんが、「エネルギー方針」を最上位の規定として、エネルギー方針に基づいて組織の管理項目やEnMSの概要を規定した「EnMSマニュアル」を策定し、その下にEnMSマニュアルに定められた各管理項目を実際の業務に適用するために必要となる運用方法や手順等を規定した規程や手順書を作成するのが一般的です。

また合わせて、規程、手順書の管理項目を実際に記録するための「管理台帳」や「計画書」といった「様式類」や実施した結果を残すための「各種記録帳票」を運営にあたって作成する必要があります。


【EnMS文書の階層例】

文書化階層.jpg


具体的なEnMS文書の例としては以下のようなものがあります。

•エネルギー方針
•EnMSマニュアル
•エネルギーマネジメント適用範囲規程
•エネルギーマネジメント職務定義規程
•エネルギーレビュー規程
•エネルギーベースライン規程
•エネルギーパフォーマンス指標規程
•エネルギーに関する法規制の特定及び参照規程
•教育訓練規程
•文書記録管理規程
•監視測定及び分析手順書
•内部監査規程
•是正/予防処置規程
•マネジメントレビュー規程  等